מודול הנהלת החשבונות של התוכנה מבוסס על הנהלת חשבונות כפולה ונותן את כל הכלים על מנת לנהל ולבקר את מערכת החשבונות של העסק.
  התוכנה מנהלת כל כרטיס בנוסף לשקלים גם במט”ח. התוכנה הנה רב מטבעית ויכולה להכיל עד 18 מטבעות שונים

קליטת פקודות יומן

• קליטת פקודות היומן מתבצעת במנות, (קבוצה של מספר תנועות). סכומי המנות חייבים להיות מאוזנים. עם סיום קליטת מנה, יש לבצע מהלך עדכון על מנת שהמנה תכנס לספרי הנהלת החשבונות.
•  
• ניתן לקלוט מספר מנות לפני שמבצעים עדכון ואז לעדכן את כל המנות או את חלקן.

• בנוסף, ניתק להקליד תנועות אשר יקלטו מיידית בספרי החשבונות מבלי הצורך לבצע את מהלך העדכון. תכונה זו שימושית כאשר מבצעים התאמות כרטיסים או בנקים. תנועות אלו נשמרות במנות מיוחדות בעלות ספרור שונה מן המנות הרגילות והן נקראות מנות אוטומטיות

• ניתן לשמור מנות מסוימות כמנות קבועות. לדוגמא, פקודות שכר או חיובים של הוראות קבע. פקודות אלו ניתנות לקריאה אל תוך המנה המוקלדת והן מקבלות אוטומטית את התאריך הנוכחי. כמו כן ניתנים סכומי התנועה לשערוך כפונקציה של מטח או מדד

מחוללי דוחות

מודול הנהלת החשבונות כולל מספר מחוללי דוחות אשר מאפשרים הפקת מגוון רחב של דוחות בחתכים ואפיונים שונים על מנת להפיק את המרב מהנתונים הקיימים במערכת. מחוללי הדוחות הכלולים במודול הנהלת החשבונות הנם:

• מחולל דוחות מאזניים – מחולל דוחות זה מאפשר הפקת דוחות של מאזן בוחן, דו”ח רווח והפסד, דו”ח מאזן, אינדקס חשבונות ואלפון לקוחות. קבוצות הדו”ח ניתנות להגדרה על ידי המשתמש כמו גם שדות הדו”ח. מחולל הדוחות המאזניים מאפשר הדפסת שני מבנים שונים של מאזן בוחן: על פי קבוצות הממוינות על פי מספרי הכרטיסים ועל פי קבוצות המסודרות הממוינות על פי קבוצות מאזן. תכונה זו מאפשרת למשל הדפסה של מאזן בוחן רגיל לדוגמא, והדפסה של דו”ח רווח והפסד ממוין על פי פרויקטים.

• מחולל דוחות לתנועות – בעזרת מחולל דוחות זה ניתן להרכיב דוחות רבים ומגוונים. ניתן לקרוא את התנועות על פי חתך מגוון של כרטיסים וקריטריונים. ניתן למיין את התנועות ולסכמם על פי כל שדה שכלול בתנועה. ניתן לשלוף תנועות על פי מיגון גדול של חתכים כגון סוג התנועה, תאריכים, סכומים פרטים ועוד. במחולל דוחות זה ניתן גם לאתר תנועות בין סכומים מסוימים, לבדוק נכונות סכום המע”מ בתנועות של חשבוניות לקוחות וספקים ועוד.

• מחולל דוחות לקבוצות – מחולל דוחות זה דומה למחולל הדוחות המאזניים. ההבדל הוא שבמחולל דוחות זה ניתן לקבץ כרטיסים מקבוצות שאין ביניהם כל קשר לקבוצה משותפת. תכונה זו מאפשרת להפיק בקלות דוחות של יחסים פיננסיים, כגון: יחס מהיר, יחס שוטף, התחייבויות שוטפות, נזילות ועוד.

• מחולל דוחות תזרים – מחולל זה נועד לאפשר בחינה של תזרים המזומנים של העסק. המחולל מאפשר הרכבת קבוצות של כרטיסים (כגון קופות, בנקים, לקוחות ספקים) ולשלוף מהן את התנועות הרלוונטיות. לדוגמא, תנועות קופה שטרם הופקדו בבנק או חשבוניות שטרם נפרעו. הדוח מוצג בפורמט של טורי זמן כלומר: ניתן להציג טור לכל חודש, שבוע או יום על פי בחירתנו. על פי בחירת תאריך הבסיס של הדו”ח, ניתן לקבוע באם הדו”ח ישקף חובות עבר או תקבולים ותשלומים עתידיים.

• מחולל דוחות מורכב – מחולל זה מאפשר למשתמש לתכנן מיגון אין סופי שלו דוחות. המחולל מאפשר למשתמש להגדיר מה יהיו טורי הדו”ח ואילו נתונים ובאיזה חתכים יאספו לכל טור. תכונות אלו מאפשרות הצגת נתונים כגון מכירות לתקופת זמן מסוימת כנגד תקבולים או הוצאות באותה תקופת זמן. כמובן שכל הדוחות יכולים להיות מוצגים הן בשקלים והן במט”ח. ניתן גם לבצע שיערוך של סכומים על פי שערי מט”ח או מדד. כמו כן, טור מסוים יכול להיות מוגדר כנוסחה חישובית, כלומר, ניתן להגדיר שטור ז’ למשל. מחבר את הסכומים של טור א’ וב’, מכפיל ב 100 ומחלק בטור ד’.

כרטסת חשבונות

• ניתן להדפיס את כרטסת החשבונות במיונים ובחתכים שונים.כל כרטיס ניתן למיון על ידי שדה ראשוני (למשל תאריך) ושדה משני (למשל אסמכתא). ניתן לסכם את שדה המיון בסיכומי ביניים בהתחלף שדה המיון. תכונה זו מאפשרת להדפיס לדוגמא כרטיס הוצאות ממוין ומסוכם על פי סוגי הוצאות שונות. 
  ניתן לאחד מספר כרטיסים ולהדפיסם ככרטיס אחד לדוגמא: כרטיס לקוח שהוא גם ספק, כרטיס בעלים וכרטיס עובד ועוד. כאשר מדפיסים כרטסת, ניתן לבקש שיודפסו רק הכרטיסים אשר השתנו מההדפסה הקודמת לחסכון בזמן ונייר.

התאמות כרטיסים ובנקים

• התוכנה מאפשרת ביצוע התאמות כרטיסים והתאמות בנקים. במידה וברשותנו כניסה לחשבון הבנק דרך האינטרנט, ניתן לשמור את תנועות הבנק בקובץ אקסל ולקוראם ישירות לתוכנת התאמת הבנקים. ניתן לבצע התאמות אוטומטיות או ידניות. ההתאמות האוטומטיות יכולות להתבצע כאחד מול אחד או אחד מול רבים (התאמה קומבינטורית). בהתאמה ידנית כאשר מסמנים תנועה מסוימת, ניתן לבקש על יד לחיצת כפתור לבצע חיפוש של התנועה המתאימה. ניתן בזמן ההתאמה לייצר פקודת יומן אשר תופיע מיידית בתנועות הלא מותאמות ותאפשר את סגירת ההתאמה.

דוחות הנהלת חשבונות

• דו”ח ניכויים במקור – מאפשר הפקת דוחות ניכויים במקור של לקוחות וספקים. ניתן להפיק דו”ח חדשי וריכוזים שנתיים. ניתן להפיק בסוף שנה קובץ 856 לשידור ישיר למס הכנסה. כמו כן מדפיסה המערכת אישור ניכוי שנתיים לספקים. בנוסף, מאפשרת התוכנה מעין לוח מעקב על תשלומי הניכויים ותשלומי מקדמות המס בהן חייב העסק. אפשרות נוספת הקיימת במערכת הנה הפקה וקליטת קבצים למערכת 1000. מערכת זו מעדכנת את כל כרטיסי הספקים באחוזי הניכוי שהם חייבים ולמעשה פוטרת את הצורך מהשגת אישור ניכוי לכל ספק.

• דוחות מע”מ – הפקת דו”ח מע”מ חודשי. כמו כן מפיקה התוכנה את קובץ המע”מ החדש אשר יחליף בעתיד את הדו”ח הקיים. כמו כן יכולה התוכנה להפיק קובץ להחזר בלו על סולר כפי שנדרש ע”י השלטונות.

• תזרים מזומנים – דו”ח התזרים מציג את התנועות הצפויות בכרטיסי הבנק של העסק. ניתן להזין לתזרים תנועות צפויות עתידיות אשר אינן קיימות במערכת. (לדוגמא: תשלום משכורות בעתיד וכד’). כמו כן ניתן להפיק דו”ח צפי. דו”ח זה מציג את חשבוניות הלקוחות והספקים אשר אמורות להיפרע על פי תאריכים. דו”ח זה הנו דו”ח משלים לדו”ח התזרים.

• יתרות חודשיות – דו”ח זה מאפשר הצגה של חשבונות על פי היתרות החודשיות שלהם. ניתן להציג בדו”ח זה את יתרות הכרטיסים או סכומי החובה והזכות שלהם. דבר זה מאפשר ניתוח של מכירות ללקוחות או קניות מספקים על פי חודשים וכן את התשלומים מהם ואליהם.

• שערוכים והצמדות – ניתן להדפיס כרטסות ולשערכן על פי מט”ח או חישובי ריבית והצמדה. ניתן לשערך כרטסת ממט”ח לשקלים או להפך. ניתן לבצע חישוב ריבית בשיטה שמחשבים הבנקים, כלומר אחוז ריבית מסוים בין תאריכים. ניתן לבצע הצמדה למדד ובנוס, להוסיף ריבית צמודה או לא צמודה.

• מחולל גרפים – מאפשר תכנון והצגת גרפים על פי נתוני המערכת. המחולל מאפשר בניית סוגים שונים של גרפים (מבוססי סריג, עוגה, פירמידה וכד’). המחולל מאפשר בניית גרפים למגוון רב של דוחות כגון: רווח הפסד, מכירות, קניות ועוד.מכיוון שלכל גרף ניתן להוסיף מספר רב של סדרות נתונים, מתאפשר הצגת גרפים השוואתיים חודשיים, יומיים שנתיים וכד’. כמו כן ניתן להפיק גרפים על סדרות נתונים המיובאות מקבצים חיצוניים.

• דוחות סוף שנה. – התוכנה מאפשר הפקת טופס 6111 לסוף שנה כפי שנדרש על ידי שלטונות מס הכנסה. ניתן לקרוא את נתוני הדו”ח ישירות מנתוני הנהלת החשבונות או להקלידם ידנית.

מודול ניהול הלקוחות מספק את הכלים לניהול, מעקב ובקרה על לקוחות העסק. כלים אלו כוללים את יצור המסמכים הדרושים ומעקב אחר חובות ותשלומי הלקוחות. הפעולות המתבצעות במודול הלקוחות מעדכנות אוטומטית את מערכת הנהלת החשבונות ומערכת המלאי.

הפקת מסמכי לקוחות

התוכנה מפיקה את כל מסמכי הלקוחות הנדרשים לניהול הלקוחות המסמכים המופקים הנם:

• חשבונית מס
• קבלה/חשבונית מס
• חשבונית שריון
• הודעת זיכוי
• תעודת משלוח
• הזמנת לקוח
• הצעת מחיר
• תעודת החזרה
• חשבון עסקה
• חשבונית סוכן
• תעודת משלוח סוכן

המסמכים המופקים ניתנים לשרשור. כלומר, ניתן להפוך הצעת מחיר להזמנה, הזמנה לתעודת משלוח ותעודת משלוח לחשבונית מבלי צורך להקליד את המסמך מחדש. כאשר סוגרים תעודה מסוימת (למשל – תעודת משלוח על ידי חשבונית), הפעולה סוגרת את תעודת המשלוח במלואה או חלקה. ניתן לדעת בהמשך אלו מסמכים פתוחים נותרו.

מבנה התעודות ניתן להגדרה על ידי המשתמש. ניתן להוסיף לכל תעודה גם טורים חישוביים. ניתן להגדיר לדוגמא לפריט מסוים חישבו מחיר על פי מטר רץ, ולפריט אחר חישוב על פי מטר מרובע.

תעודות ניתנות לסגירה בצורה שכל תעודה סוגרת תכיל תעודת נסגרת אחת עם כל הפרוט שלה (לדוגמא – חשבונית לכל תעודת משלוח) או שתעודה סוגרת תכיל מספר תעודות נסגרות (לדוגמא – מספר תעודות משלוח לחשבונית כאשר תעודות המשלוח מפורטות) או ריכוז מספר רב של תעודות נסגרות לתעודת סוגרת אחת (לדוגמא – מספר תעודות משלוח בחשבונית כאשר כל תעודת משלוח מופיעה בשורה אחת בלבד).

הפקת קבלות

התוכנה מפיקה קבלות ללקוחות. ניתן לשלב בתוכנת הקבלות מודול של כרטיסי אשראי כך, שכאשר מתקבל תשלום בכרטיס אשראי, פרטי הכרטיס והתשלום נכנסים מידית לקבלה.

כאשר מפיקים קבלה, ניתן לציין עבור אלו חשבוניות מתקבל התשלום ואיזה חלק מן התשלום עבור כל חשבונית. הקבלה תסגור אוטומטית את החשבוניות המצוינות.

תוכנת הקבלות מאפשרת גם קליטה של שקים שחזרו. במקרים כאלו התוכנה יוצרת פקודות יומן אוטומטיות המחזירות את השיק לכרטיס הלקוח ומחייבת אותו גם בעמלת הבנק.

הפקת חשבוניות אוטומטיות

ניתן להפיק חשבוניות אוטומטיות. החשבוניות יכולות להיות מופקות במספר תצורות

• חשבוניות אוטומטיות לתעודות משלוח – החשבוניות מופקות וסוגרות תעודות משלוח שהופקו במשך החודש. ניתן להפיק חשבונית לכל תעודות משלוח, לרכז מספר תעודות משלוח לחשבונית אחת או להפיק חשבונית מרכזת ( בה כל ת. משלוח מופיעה כשורה אחת).

• חשבוניות אוטומטית לקבלות – סעיף זה מפיק בצורה אוטומטית לשקים אשר הגיע מועד פירעונם. הסעיף מתאים לאלו אשר עובדים על בסיס מזומן ומנפיקים חשבוניות במועד פירעון השקים.

• חשבונית אוטומטיות לסעיפים – הפקת החשבוניות מתבצעת על פי סעיפים מוגדרים מראש לכל לקוח, לדוגמא: תשלום עבור מנוי חדשי וכד. התשלום סכום הסעיף יכול להיות צמוד למדד או למט”ח.

• חשבוניות אוטומטיות ללקוחות הוראות קבע – הפקת חשבוניות ללקוחות אשר להם הוראות קבע. החשבונית מופקת אוטומטית על פי סכום ההוראה החודשים המוגדרת בכרטיס הלקוח.

ניהול קופה

התוכנה מבצעת מעקב על כל אמצעי התשלום שנכנסים לקופה ומאפשרת הצגתם על פי סוגם (מזומן, שקים ואשראי) ועל פי תאריך פירעונם. ניתן להפיק שוברי הפקדה לבנק ושוברי הוצאה מן הקופה.

דוחות גביה

ניתן להפיק את דוחות הגביה הבאים.

• דו”ח גיול חובות – מאפשר הצגת גיל החובות של הלקוחות על פי חודשים. ניתן להציג בדו”ח זה את ההתחייבויות הפתוחות של הלקוחות (שקים דחויים).

• דו”ח חשבונות פתוחים – מאפשר הצגת החשבונות הפתוחים של הלקוחות ומה הסכומים ששולמו על החשבון. ניתן לצרף לדו”ח זה גם הצגה של תעודות משלוח והזמנות פתוחות.

• רשימת חייבים – מציג את יתרות הלקוחות בפרוט של חוב נוכחי, חוב עתידי, התחייבויות פתוחות וסה”כ יתר האובליגו של הלקוח.

• יתרות חודשיות – דו”ח זה מאפשר הצגה של חשבונות על פי היתרות החודשיות שלהם. ניתן להציג בדו”ח זה את יתרות הכרטיסים או סכומי החובה והזכות שלהם. דבר זה מאפשר ניתוח של מכירות ללקוחות או קניות מספקים על פי חודשים וכן את התשלומים מהם ואליהם.

• מכתבים לחייבים – מאפשר הדפסת מכתבים לחייבים. במכתב ניתן להוסיף שורות טקסט חופשי, בנוסף, יודפסו במכתב כל החשבונות הפתוחים של הלקוח.

• ממוצע פיגור תשלומים – מציג את מספר הימים הממוצע של פיגור בתשלומי הלקוחות.

מודול ניהול הספקים מספק את הכלים לניהול, מעקב ובקרה אחר חשבונות הספקים והתשלומים המשולמים להם. כלים אלו כוללים קליטה של מסמכי הספקים (חשבוניות ותעודות משלוח). הנפקת הזמנות ובקשת הצעות מחיר. מעקב אחר התשלומים ששולמו לספקים. הפעולות המתבצעות במודול הספקים מעדכנות אוטומטית את מערכת הנהלת החשבונות ומערכת המלאי. 

קליטת מסמכי ספקים

המערכת קולטת את מסמכי הספקים כפי שמתקבלים בבית העסק. קליטה של תעודות משלוח וחשבוניות מעדכנות מידית את נתוני המלאי והנהלת החשבונות. כאשר הספק שולח חשבונית אשר סוגרת תעודת משלוח, ניתן מידית לשלוף את תעודת המשלוח לתוך החשבונית על מנת לחסוך את הקלדת הנתונים ולבצע השוואה מידית בין מחירי תעודת המשלוח לחיוב בחשבונית.

במידה ומחירי החשבונית אכן שונים ממחירי תעודת המשלוח, תעדכן התוכנה את מחירי העלות הקודמים שנרשמו במלאי.

בזמן רישום הפריטים בתעודת, ניתן לאתר כל פריט על פי מספרו הקטלוגי אצלנו או מספרו אצל הספק. (וכמובן גם על פי מספר הברקוד). התוכנה בודקת שתעודה במספר הנוכחי טרם נקלטה אצל ספק זה.

לכל פריט שנקלט ניתן לציין מספר סידורי. התוכנה מבצעת מעקב אחר הפריטים במלאי על פי המספרים הסידוריים שלהם.

הוראות תשלום

הוראת תשלום לספק מאפשר את סגירת החוב לספק (בדומה להפקת קבלה ללקוח). בזמן הפקת הוראת התשלום ניתן לציין את חשבוניות הספק שברצוננו לסגור ואת הסכום שברצוננו לשלום עבור כל חשבונית

את הוראת התשלום ניתן לפצל למספר שקים עם תאריכי פירעון ובנקים שונים. הוראת התשלום יוצרת תנועות אוטומטית במערכת הנהלת החשבונות על פי תאריכי הפירעון של השקים.

ניתן לבצע הוראות תשלום גם עבור הוצאות שונות, במקרה כזה תקלוט ההוראה גם את סכום המע”מ ותרשום אותו בהתאם בכרטיס מע”מ התשומות.

את רשימת התשלומים המופקים מהוראות התשלום ניתן לנתב הן לתוכנת הדפסת השקים או לתוכנת התשלומים ישירות דרך תוכנת מס”ב.

ניתן להכין הוראות תשלום באופן אוטומטי לקבוצה של ספקים. הוראות התשלום לספקים אלו, יוכנו על פי היתרה בכרטיס הספק. הוראות אלו נרשמות כהוראות זמניות. לאחר בדיקת ההוראות שנוצרו, ניתן לתת פקודה לרישום והפקת כל ההוראות הזמניות ולהפכן להוראות קבועות.

הדפסת שקים.

המערכת מאפשרת הדפסה של שקים אשר נוצרו בעזרת הוראות התשלום או הוקלדו ידנית באמצעות תוכנת “מעקב פנקסי השקים” אין צורך להזמין את ניר השקים באמצעות חברתנו. ניתן להזמין את עיצוב השיק על פי רצון המשתמש ישירות מבית הדפוס ולהגדיר בתוכנה את המבנה על פי דוגמת הנייר שהוזמן. ניתן גם לרכוש מדפסת אשר יכולה להדפיס דיו מגנטי, ובאופן זה לחסוך את הדפסת נייר השקים בבית דפוס חיצוני.

ניתן להדפיס את השקים לטווח תאריכים מסוים, להגביל את מספר השקים המודפסים או להדפיס שקים השייכים רק ללקוח מסוים

התוכנה “בקלות כפולה” מכילה מספר תוכנות עזר. מטרתם של תוכנות אלו בעיקר תחזוקה של נתוני המערכת על ידי ביצוע של פעולות גיבוי, שיחזור וכיו”ב. ברם, מספר תוכנות עזר חורגות מן התחום הצר של ניהול עסקי ומהוות תת מערכות בפני עצמן. נפרט אותן בהמשך.

תוכנות העזר של המערכת הנן.

גיבוי ושיחזור קבצים.

תוכנת הגיבוי מאפשרת גיבוי של קבצי המערכת. התוכנה מאפשרת ביצוע גיבוי לדיסקטים, דיסקים חיצונים וכיו”ב. מומלץ מאד להפעיל תוכנה זו לעיתים קרובות על מנת לשמר את הנתונים במקרה של אובדן.

קליטת קבצים.

המערכת מאפשרת קליטה של קבצים חיצוניים. קבצים אלא יכולים להיות קבצים שנוצרו על ידי התוכנה “בקלות כפולה”, במקרה זה הקליטה הנה ישירה, או קבצים שנוצרו על ידי תוכנה אחרת. מבנה הקובץ הנקלט יכול להיות גמיש מכיוון שהנו ניתן להגדרה על ידי התוכנה. הקובץ יכול להיות במבנה ASCII, אקסל וכד. הקבצים שיכולה המערכת לקלוט הנם : אינדקס חשבונות, קטלוג פריטים, פקודות יומן, פקודות מלאי, תנועות קופה, תנועות מסמכים (הזמנות).

יצוא קבצים

המערכת יודעת לייצא קבצים למטרות שונות. לפני שנפרט אלו קבצים יודעת המערכת להפיק, יש לציין שכל דו”ח אשר מופק על ידי המערכת יכול להיות מופק גם לקובץ אקסל או להישלח מיידית בדואר אלקטרוני.

המערכת מפיקה קבצי ASCII של אינדקס החשבונות, קטלוג פריטים, תנועות הנהלת חשבונות, תנועות מלאי, תנועות קופה. גם מבנה קבצים אלו הנו גמיש וניתן להגדרה על ידי המשתמש. בנוסף, מפיקה המערכת קבצים במבנה קבוע. קבצים אלו נדרשים על ידי שלטונות המס ומוסדות שונים. יכולת הפקה של חלק מן הקבצים הנ”ל חיונית על מנת לרשום את התוכנה אצל שלטונות המס. הקבצים אותם מפיקה התוכנה הנם:

• קובץ במבנה אחיד – קובץ זה נדרש על ידי שלטונות מס הכנסה ויכולת הפקתו מהוות תנאי לרישום התוכנה על ידי שלטונות מס הכנסה.
• קובץ מע”מ חודשי – החל משנת 2010 נדרשים עסקים לדווח דיווח חודשי של מע”מ באמצעות קובץ זה. החל משנת 2012 ידרשו כלל העוסקים במשק לדווח מע”מ חודשית באמצעות קובץ זה.
• קובץ ניכויים במקור 856 – קובץ הנדרש על ידי שלטונות מס הכנסה לצורך דיווח שנתי של דו”ח הניכויים במקור.
• דו”ח מאזן שנתי וקובץ 6111 – דו”ח וקובץ זה נדרשים להפקה על ידי המייצגים של חברות אשר מחזורן הכספי גבוהה מסכום מסוים אשר נקבע מעת לעת על ידי שלטונות המס. התוכנה מאפשרת הכנת והפקת הדו”ח בקלות ובמהירות.
• קבצי ספקים מערכת 1000 – זהו קובץ שמיוצר על ידי התוכנה ומשודר לשלטונות המס. שלטונות המס מחזירים בחזרה קובץ אשר מכיל את אישורי הניכוי של כל הספקים של העסק. התוכנה מעדכנת אוטומטית אישורים אלו. קובץ זה פוטר את המשתמש מהצורך באישורי ניכוי ידניים.
• קובץ החזר בלו על סולר. קובץ זה מופק עבור שלטונות המס במטרה לקבל החזר בלו ששולם על סולר.
• קובץ ריכוז חשבוניות לרשתות (קובץ 100). – קובץ זה נדרש על ידי רשתות השיווק לצורך התחשבנות עם הספקים. כל ספק העובד עם רשת שיווק, חייב להפיק אחת לחודש קובץ זה על מנת להתחשבן עם רשת השיווק.
• קובץ ת.מ במבנה Store next – גם קובץ זה נדרש על ידי רשתות שיווק מספקים אשר שולחים סחורה לרשת השיווק.
• קובץ למסופונים – התוכנה מפיקה קבצים אשר מועברים למסופונים אשר עמם עובד העסק. המסופונים מחזירים חזרה את קבצי ההזמנות שנתקבלו אשר נקלטים ישרות על ידי התוכנה.
• יצוא לבסיס נתונים – התוכנה מאפשרת יצור כל הנתונים שלה לבסיס נתונים מסוג אקסס. ניתן להגדיר אלו שדות ואלו טבלאות ייוצאו, זאת על מנת להפיק דוחות או עיבודים נוספים באם נדרש כך.

ניהול עמדות מכירה

מודול ניהול עמדות מכירה בא להחליף את הקופות הרושמות בעסקים בהם יש תנועה רבה של לקוחות. ניתן לחלק את המודול לשניים: תוכנית הפעלת העמדה ותוכנית המשרד האחורי שתפקידה לנהל ולבקר את הנעשה בעמדות המכירה.

עמדות המכירה יכולות לעבוד עם מבצעים שונים, הנחות ובונוסים. ניתן להגביל כל עמדת מכירה בפעולות שהיא מורשית לעשות. למשל, מתן הנחה גדולה מאחוז מסוים, מתן עודף מתשלום בשיק וכיו”ב. אפשרויות אלו ניתנות לביצוע רק בעת הקלדת סיסמת מנהל אשר לו הרשאה לבצע פעולות אלו. ניתן לקלוט לקוחות ממועדון לקוחות באמצעות כרטיסים מגנטיים וכנ”ל גם עובדים.

כאמור, למשרד האחורי שליטה מוחלטת על הנעשה בעמדות, אישור לביצוע פעולה בעמדה ניתן לבצע מן המשרד האחורי ללא צורך להיות נוכח פיזית ליד העמדה. ניתן לדעת בכל רגע נתון את מצב המכירות והתקבולים בעל עמדה.

את העמדות ניתן לחבר למגוון של אמצעי חומרה כגון: קורא כרטיסים מגנטיים לקליטת כרטיסי אשראי, לקוחות ועובדים. מגירת כסף, מדפסת צרה להפקה מהירה של סרטי הדפסה, קוראי ברקוד להנפקה מהירה של פריטים ועוד.

הפקת קבצים לתקשורת עם מס”ב

התוכנה מאפשרת הפקת קבצים לתקשורת עם מס”ב. קבצים אלו הנם משני סוגים.

• הוראות קבע של לקוחות – ניתן להגדיר לקוחות כלקוחות הוראות קבע. לקוחות אלו יחויבו מדי חודש בסכום שהם חייבים (סכום זה ניתן להגדרה על פי פרמטרים שונים). התוכנה יוצרת אוטומטית חשבוניות ופקודות למס”ב. את הקובץ שנוצר יש לשדר למס”ב (בעזרת תוכנה אשר הם מספקים).
• תשלומים לספקים ועובדים – התוכנה מאפשרת הכנת קובץ תשלומים אשר נוצרו על ידי הוראות תשלום לספקים ועובדים. הוראות אלו משודרות למס”ב ומועברות ישירות לספקים כך שנחסך מאתנו כל תהליך הפקת השקים

דיוור ישיר.

מערכת דיוור ישיר נותנת מענה לצרכים של מעקב אחר הלקוחות (CRM). ניתן לפלח את הלקוחות על פי מספר רב של פרמטרים אשר נקבעים להם. פרמטרים אלו כוללים 3 שדות תאריך, 3 שדות הערות ועוד 9 שדות של פרמטרים הניתנים להגדרה על ידי המשתמש ואשר כוללים כל אחד 99 סעיפים הניתנים להגדרה.

לאחר הגדרת חתך מסוים של לקוחות, התוכנה שולפת את רשימת הלקוחות. בשלב זה אנו יכולים לשלוח במרוכז לכל הלקוחות ברשימה הודעות SMS, הודעות דואר אלקטרוני, פקסים או הדפסת מכתבים, כאשר ניתן להעביר את פרטי הלקוח לגוף המכתב. המערכת מנהלת מעקב אחר כל ההודעות ודברי הדואר שאנו שולחים ללקוחות וניתן להפיק דו”ח המראה נתונים אלו.

בנוסף, מאפשרת התוכנה רישום ומעקב אחר פניות של לקוחות. כל פניה של לקוח נרשמת ומסווגת על פי אפיה, כנ”ל גם הטיפול שניתן לפניית הלקוח ומצב הפניה. גם כאן ניתן להפיק דו”ח העוקב אחר פניות אלו.

כרטיסי עבודה.

המערכת מאפשרת הפקת כרטיסי עבודה בדומה לכרטיסי העבודה אשר מופקים למכוניות במוסך. כותרות הכרטיסים מוגדרות על ידי המשתמש כך שהתכנה יכולה להפיק כרטיסי עבודה למגוון רב של שימושים כגון מוסכים, מעבדות תיקון וכיו”ב. התוכנה מאפשרת בנייה של אינדקס כלים/מכוניות. לאחר בניית האינדקס ניתן להפיק כרטיס עבודה לכלי אשר בו אנו מטפלים. בכרטיס ניתן לציין את העבודות והחומרים אשר בוצעו וכן את העובד אשר ביצע את העבודה.

עם סיום העבודה, הכרטיס נסגר ישירות על ידי חשבונית או תעודת משלוח. כל תוכן הכרטיס נרשם בכרטיס הכלי, כך שניתן לקבל היסטוריה של עבודות וטיפולים אשר בוצעו בכלי בעבר.

מודול ניהול המלאי מאפשר שליטה ומעקב אחר מצב הפריטים והמלאי. כל הפריטים ניתנים לאיתור מיידי על פי מספרם הקטלוגי, שמם או מספר הברקוד שלהם. עדכון כמויות המלאי מתבצע אוטומטית בזמן הפקת תעודות הלקוחות או קליטת תעודות הספקים. ניתן לציין לכ פריט את מספרו הסידורי ולבצע מעקב אחר פריט זה. (כלומר, האם קיים או נמכר, תאריך ומחיר המכירה וכד’).

מערכת המלאי כולל מספר תוכנות אשר מאפשרות עדכון ובקרה על הפריטים, כמותם מחיריהם ומעקב אחר תנועות הפריט.

עדכון קטלוג הפריטים.

סעיף זה מאפשר את הקמת קטלוג הפריטים. בזמן הקמת פריט ניתן לציין לו מספר ברקוד ומספר קטלוגי. כמו כן ניתן לציין באם פריט מסוים כולל במחירו מע”מ או לאו, ניתן לציין מחירי מבצעים, מחירים לכמויות ופריטי בונוס בקניה מעל כמות מסוימת.

לכל פריט ניתן לצרף תמונה אותה ניתן להדפיס מאוחר יותר בחשבונית או בתעודת המשלוח. במידה וקונים את הפריט ממספר ספקים, המערכת שומרת את מחיר העלות של כל ספק ומאפשר ביצוע השוואה בין מחירי הספקים השונים.

ניתן לקבוע בצורה אוטומטית שמחיר המכירה יהיה אחוז מסוים ממחיר העלות (אחוז רווח). ניתן לקבוע שפריטים מסוימים אסורים למכירה ללקוחות שונים. ניתן לקבוע לכל פריט מספר חליפי אשר יופיע בחשבונית בזמן מכירה ללקוח מסוים. לדוגמא כאשר מוכרים לרשת שיווק, הרשת דורשת את המספר הקטלוגי שלה ולא של המשתמש. הטבלה תתרגם אוטומטית את המספר הקטלוגי הדרוש.

המערכת מאפשרת הפקת קבצי ASCII לרשתות השיווק (קבצי 100). קבצים אלו מופקים על פי חשבוניות ריכוז המופקים בסוף כל חודש לכלל תעודות המשלוח שיצאו במשך החודש. כמו כן יודעת התוכנה להפיק קבצי תעודות משלוח כפי שנדרש ע”י תוכנת Store Next, לצורך עבודה עם רשת השופרסל.

טיפול בתנועות מלאי

סעיף זה מאפשר טיפול בתנועות מלאי. טיפול בתנועות מלאי נחוץ כאשר לא מפיקים תעודות באמצעות המערכת או כאשר לא קולטים את תעודות הספקים. במקרה זה נחוץ לעדכן את המלאי באמצעות הזנת תנועות ידניות. במידה ומפיקים מסמכים אלו, אין צורך בקליטה ידנית של תנועות מלאי.

תנועות המלאי כוללות גם סעיף של ספירת מלאי. עם תחילת העבודה ובסוף כל שנה, יש לבצע ספירת מלאי ולעדכן את טופס ספירת המלאי שנוצר על ידי המחשב, זאת, על מנת להתאים את הרישום במחשב לכמות המציאותית. (בד”כ נוצרים הבדלים עקב אובדן, שבר טעויות וכד’).

תנועות המלאי מאפשרות גם מעקב אחר פריטים בעלי מספרים סידוריים. ניתן לראות אלו מספרים סידוריים של פריט מסוים קיימים במלאי ואילו נמכרו ומתי.

מחירוני לקוחות וספקים

מחירוני הלקוחות מאפשרים קביעת רמות מחירים שונות ללקוחות קבועים ולקוחות מזדמנים. המערכת יכולה להכיל עד 99 מחירונים כלליים אותם ניתן לשייך לקבוצת לקוחות מסוימת. ניתן גם ליצור מחירון אשר ישויך ללקוח בודד, כך שלכל לקוח יכול להיות מחירון ייחודי משלו. המחירון יכול לקבוע שהמחיר יבוסס על מחירי הפריטים בקטלוג ואחוז הנחה מסוים, או מחיר פיקס ללא תלות במחיר הקטלוגי של הפריט.

ניתן להעתיק מחירון למחירון תוך שינוי קבוצה של פריטים על מנת לחסוך הקמה של מחירונים מן היסוד. ניתן לשנות שינוי גורף מחירון מסוים על ידי שינוי אחוזי ההנחה וכיו”ב.

מחירוני הספקים משמשים כמקום אחסון זמני למחירים של ספקים עבור פריטים שאינם קיימים אצלנו במלאי. (במקום לשמור קטלוגים של הספק). באם הספק מאפשר זאת, ניתן לקלוט ממנו קובץ של מחירון ישר לתוך המערכת מבלי הצורך בהקלדת המחירון. במידה ואנו רוכשים פריט מן הספק, ניתן על ידי לחיצת מקש, להעביר את הפריט ממחירון הספק לקטלוג שלנו.

ניהול מחסנים.

ניתן להעביר פריטים ממחסן למחסן באמצעות שובר העברה בין מחסנים. בצורה זו ניתן לדעת כמויות פריטים בסניף ראשי וסניפים מרוחקים למשל. ניתן להדפיס דו”ח מצאי במחסנים.

ניהול יצור.

סעיף זה מאפשר ניהול של פריטים המיוצרים על ידנו. יש לבנות עץ מוצר המגדיר את החומרים והעבודות אשר מהן מורכב המוצר. הן המוצר המוגמר והן חמרי הגלם חייבים להיות פריטים בקטלוג הפריטים.

לאחר בניית עץ המוצר ניתן להפיק דוחות שונים המבוססים עליו:.

• דו”ח שימושים – מראה באילו מוצרים משתמשים באילו חומרי גלם אם חומר גלם מסוים, אילו מוצרים עושים בו שימוש.
• דו”ח תמחיר מוצרים – מחשב את עלות המוצר המוגמר על פי חמרי הגלם, העבודות וההעמסות כפי שהוגדרו בעץ המוצר.
• דו”ח תכנון חמרים. – מראה לאילו חמרים וכמויות נזדקק במידה ונרצה ליצר כמות של מוצר מסוים
• פקודות יצור.

אלו הן הוראות למערכת על התחלת וסיום יצור. כאשר מייצרים מוצר מסוים, המערכת יוצרת תנועות מלאי המורידות את הכמויות הדרושות ליצור המוצר מחומרי הגלם, ועם סיום היצור, מכניסות את הפריטים המוגמרים למלאי. בזמן היצור, חומרי הגלם מופיעים בסטאטוס של חומרים משוריינים, על מנת שנדע שאי אפשר להשתמש בהם למטרות אחרות.

דוחות מלאי.

תוכנת המלאי כוללת מספר רב של דוחות המאפשרים מעקב ובקרה שעל המלאי. חלקם הם:

• מחוללי דוחות לאינדקס ולתנועות – מאפשרים למשתמש להפיק דוחות על פי רצונו במגוון של חתכים ושדות.
• הדפסת כרטסת פריטים – ניתן להדפיס כרטסת מלאי לפריטים, כל פריט ותנועותיו, או כרטסת פריטים על פי לקוחות, כך שניתן לראות את תנועות הקניה או המכירה של לקוח/ספק מסוים.
• מכירות חודשיות ללקוחות – דו”ח מפולח על פי חדשים.
• מכירות ללקוח על פי נפח קניות, הדו”ח ממוין על פי נפח הקניות של הלקוחות.
• דוחות נוספים הנם: ערך מלאי, מכירות וקניות, דו”ח השוואתי חדשי, רווחיות פריטים, רווחיות תעודות,מכירות בקונסיגנציה, תמלוגים למכירות, הזמנות פתוחות לקוחות וספקים, מחירוני סוכנים, השוואה בין מחירוני ספקים, שינוי מחירי מכירה וקניה, מכירות וקניות על פי סוכנים, יתרות מלאי לתאריך ומלאי מת, המלצה להזמנה ועוד דוחות שונים.