מודול ניהול הלקוחות מספק את הכלים לניהול, מעקב ובקרה על לקוחות העסק. כלים אלו כוללים את יצור המסמכים הדרושים ומעקב אחר חובות ותשלומי הלקוחות. הפעולות המתבצעות במודול הלקוחות מעדכנות אוטומטית את מערכת הנהלת החשבונות ומערכת המלאי.

הפקת מסמכי לקוחות

התוכנה מפיקה את כל מסמכי הלקוחות הנדרשים לניהול הלקוחות המסמכים המופקים הנם:

• חשבונית מס
• קבלה/חשבונית מס
• חשבונית שריון
• הודעת זיכוי
• תעודת משלוח
• הזמנת לקוח
• הצעת מחיר
• תעודת החזרה
• חשבון עסקה
• חשבונית סוכן
• תעודת משלוח סוכן

המסמכים המופקים ניתנים לשרשור. כלומר, ניתן להפוך הצעת מחיר להזמנה, הזמנה לתעודת משלוח ותעודת משלוח לחשבונית מבלי צורך להקליד את המסמך מחדש. כאשר סוגרים תעודה מסוימת (למשל – תעודת משלוח על ידי חשבונית), הפעולה סוגרת את תעודת המשלוח במלואה או חלקה. ניתן לדעת בהמשך אלו מסמכים פתוחים נותרו.

מבנה התעודות ניתן להגדרה על ידי המשתמש. ניתן להוסיף לכל תעודה גם טורים חישוביים. ניתן להגדיר לדוגמא לפריט מסוים חישבו מחיר על פי מטר רץ, ולפריט אחר חישוב על פי מטר מרובע.

תעודות ניתנות לסגירה בצורה שכל תעודה סוגרת תכיל תעודת נסגרת אחת עם כל הפרוט שלה (לדוגמא – חשבונית לכל תעודת משלוח) או שתעודה סוגרת תכיל מספר תעודות נסגרות (לדוגמא – מספר תעודות משלוח לחשבונית כאשר תעודות המשלוח מפורטות) או ריכוז מספר רב של תעודות נסגרות לתעודת סוגרת אחת (לדוגמא – מספר תעודות משלוח בחשבונית כאשר כל תעודת משלוח מופיעה בשורה אחת בלבד).

הפקת קבלות

התוכנה מפיקה קבלות ללקוחות. ניתן לשלב בתוכנת הקבלות מודול של כרטיסי אשראי כך, שכאשר מתקבל תשלום בכרטיס אשראי, פרטי הכרטיס והתשלום נכנסים מידית לקבלה.

כאשר מפיקים קבלה, ניתן לציין עבור אלו חשבוניות מתקבל התשלום ואיזה חלק מן התשלום עבור כל חשבונית. הקבלה תסגור אוטומטית את החשבוניות המצוינות.

תוכנת הקבלות מאפשרת גם קליטה של שקים שחזרו. במקרים כאלו התוכנה יוצרת פקודות יומן אוטומטיות המחזירות את השיק לכרטיס הלקוח ומחייבת אותו גם בעמלת הבנק.

הפקת חשבוניות אוטומטיות

ניתן להפיק חשבוניות אוטומטיות. החשבוניות יכולות להיות מופקות במספר תצורות

• חשבוניות אוטומטיות לתעודות משלוח – החשבוניות מופקות וסוגרות תעודות משלוח שהופקו במשך החודש. ניתן להפיק חשבונית לכל תעודות משלוח, לרכז מספר תעודות משלוח לחשבונית אחת או להפיק חשבונית מרכזת ( בה כל ת. משלוח מופיעה כשורה אחת).

• חשבוניות אוטומטית לקבלות – סעיף זה מפיק בצורה אוטומטית לשקים אשר הגיע מועד פירעונם. הסעיף מתאים לאלו אשר עובדים על בסיס מזומן ומנפיקים חשבוניות במועד פירעון השקים.

• חשבונית אוטומטיות לסעיפים – הפקת החשבוניות מתבצעת על פי סעיפים מוגדרים מראש לכל לקוח, לדוגמא: תשלום עבור מנוי חדשי וכד. התשלום סכום הסעיף יכול להיות צמוד למדד או למט”ח.

• חשבוניות אוטומטיות ללקוחות הוראות קבע – הפקת חשבוניות ללקוחות אשר להם הוראות קבע. החשבונית מופקת אוטומטית על פי סכום ההוראה החודשים המוגדרת בכרטיס הלקוח.

ניהול קופה

התוכנה מבצעת מעקב על כל אמצעי התשלום שנכנסים לקופה ומאפשרת הצגתם על פי סוגם (מזומן, שקים ואשראי) ועל פי תאריך פירעונם. ניתן להפיק שוברי הפקדה לבנק ושוברי הוצאה מן הקופה.

דוחות גביה

ניתן להפיק את דוחות הגביה הבאים.

• דו”ח גיול חובות – מאפשר הצגת גיל החובות של הלקוחות על פי חודשים. ניתן להציג בדו”ח זה את ההתחייבויות הפתוחות של הלקוחות (שקים דחויים).

• דו”ח חשבונות פתוחים – מאפשר הצגת החשבונות הפתוחים של הלקוחות ומה הסכומים ששולמו על החשבון. ניתן לצרף לדו”ח זה גם הצגה של תעודות משלוח והזמנות פתוחות.

• רשימת חייבים – מציג את יתרות הלקוחות בפרוט של חוב נוכחי, חוב עתידי, התחייבויות פתוחות וסה”כ יתר האובליגו של הלקוח.

• יתרות חודשיות – דו”ח זה מאפשר הצגה של חשבונות על פי היתרות החודשיות שלהם. ניתן להציג בדו”ח זה את יתרות הכרטיסים או סכומי החובה והזכות שלהם. דבר זה מאפשר ניתוח של מכירות ללקוחות או קניות מספקים על פי חודשים וכן את התשלומים מהם ואליהם.

• מכתבים לחייבים – מאפשר הדפסת מכתבים לחייבים. במכתב ניתן להוסיף שורות טקסט חופשי, בנוסף, יודפסו במכתב כל החשבונות הפתוחים של הלקוח.

• ממוצע פיגור תשלומים – מציג את מספר הימים הממוצע של פיגור בתשלומי הלקוחות.